Materiaal- en projectadministratie voor bouwbedrijven

Een bouwbedrijf draait op projecten, en elk project heeft zijn eigen budget, planning en materiaalstroom. Je koopt in bij de bouwmarkt, de houthandel, de betoncentrale en diverse groothandels, vaak voor meerdere projecten in dezelfde week. Zonder een systeem dat inkoop aan het juiste project koppelt, wordt de nacalculatie een gok. Vakgrip geeft je die koppeling, zodat je per bouwproject weet wat het materiaal kostte en wat je marge is.

Bonnen scan je direct met de telefoon en de regels worden automatisch uitgelezen. Werk je met een ploeg? Dan voegt iedereen zijn eigen bonnen toe, en houd je in één centraal overzicht bij wat er per project binnenkomt. Een logboek laat precies zien wie welke inkoop en welke handeling deed.

Het gevaar bij meerdere projecten tegelijk is dat materiaal door elkaar loopt. Hout dat voor het ene project is besteld, belandt op de andere klus. Een pallet stenen wordt half gebruikt en de rest verdwijnt uit beeld. Vakgrip houdt materiaal per project gescheiden, zodat je verbruik en kosten kloppen en je niet pas bij de eindafrekening ontdekt dat een project verlies draaide.

Per project stel je een opslagpercentage in, zodat je verkoopprijs meebeweegt met je inkoop. Zo zie je live of een bouwproject binnen budget blijft en kun je bijsturen voordat het misgaat, in plaats van erna.

Bouwbedrijven werken vaak met een centrale opslag of loods naast het materiaal in de busjes. Vakgrip houdt je voorraad bij tegen een gewogen inkoopprijs, zodat je weet wat er ligt en wat het waard is. Materiaal dat overblijft van een project boek je door naar voorraad en gebruik je op het volgende, in plaats van het opnieuw in te kopen.

Elke ingekochte regel houdt een link naar de originele bon. Dat maakt je administratie controleerbaar en compleet, precies zoals de Belastingdienst het wil zien, met een bewaarplicht van zeven jaar.

Omdat je met meerdere mensen werkt, is het belangrijk dat iedereen in hetzelfde systeem werkt zonder over elkaar heen te lopen. In Vakgrip heeft elke medewerker een eigen inlog, en het logboek geeft transparantie over wie wat deed. Als eigenaar houd je de regie over instellingen, facturatie en het abonnement.

Facturen maak je per project met jouw huisstijl en logo, met of zonder gespecificeerde materiaalregels, en je verstuurt ze met een iDEAL-betaallink. Zo houd je grip op je cashflow, ook bij grote bouwprojecten met forse materiaalkosten.