Bonnen bewaren: wat de Belastingdienst echt van je vraagt

De schoenendoos met bonnen is geen wettelijke verplichting, gelukkig. De Belastingdienst wil dat je administratie compleet en controleerbaar is en dat je die zeven jaar bewaart. In welke vorm mag je grotendeels zelf bepalen, en dat opent de deur naar een veel simpelere aanpak dan papier verzamelen.

Digitaal bewaren mag

Een foto of scan van een bon is toegestaan, zolang die goed leesbaar is en alle gegevens bevat: leverancier, datum, bedragen en btw. De originele papieren bon hoef je dan meestal niet apart te bewaren. Dat betekent dat je de bon kunt verwerken en weggooien op dezelfde dag, in plaats van hem maandenlang mee te zeulen.

Waar het meestal misgaat

• ·Bonnen die vervagen of zoekraken voordat ze verwerkt zijn.
• ·Kopieën zonder duidelijke datum of leverancier.
• ·Geen koppeling tussen de bon en de klus waar het materiaal heen ging.

Dat laatste punt is subtiel maar belangrijk. Een bon die je bewaart maar aan niets koppelt, is voor je administratie in orde, maar voor je marge waardeloos. Je weet dan namelijk niet of je het materiaal hebt doorbelast.

Bewaren en bijhouden in één handeling

Door je bon meteen te scannen en aan een project te koppelen, sla je twee vliegen in één klap. Je voldoet aan de bewaarplicht én je weet waarvoor je hem kocht. In Vakgrip blijft de originele PDF als bewijs bewaard bij elke regel, en zie je in de demo precies hoe een bon van scan tot factuur loopt.

Wat moet er minimaal op een bon staan

Voor een geldige inkoopbon wil de Belastingdienst een paar dingen zien: de naam van de leverancier, de datum, een omschrijving van wat je kocht, het bedrag en de btw. De meeste groothandelsbonnen bevatten dat automatisch, maar een simpel kassabonnetje van de bouwmarkt soms niet volledig. Twijfel je, vraag dan om een bon op naam of een factuur.

Zorg ook dat de foto scherp en volledig is. Een half afgesneden bon of een vage foto in slecht licht is later lastig te lezen, en precies dan komt de controle langs. Scan liever meteen in het daglicht bij de balie dan 's avonds in de schemer van de bus.

En denk aan de btw die je terugkrijgt: elke bon die je goed bewaart is inkoop-btw die je via je aangifte terugvordert. Meer daarover lees je in btw op materiaal doorbelasten.

Zeven jaar bewaren klinkt als een last, maar digitaal kost het je niets. Waar een archiefkast vol ordners ruimte en tijd vraagt, staat een digitale administratie altijd bij de hand en is die in seconden doorzoekbaar. Zoek je een bon van twee jaar terug, dan vind je hem op leverancier of project in plaats van dozen door te spitten. Zo werkt de bewaarplicht in je voordeel in plaats van tegen je.

Werk je met meerdere mensen, bijvoorbeeld in een bouwbedrijf, dan is dat dubbel waardevol. Iedereen scant zijn eigen bonnen, en een logboek laat zien wie wat toevoegde. Zo blijft de administratie compleet zonder dat één iemand er 's avonds achteraan moet. Wil je zonder risico kijken of dit voor jou werkt, start dan een gratis proef.