Btw op materiaal doorbelasten: zo houd je het zuiver

Btw is een van de dingen waar vakmensen het snelst in de knoop mee raken. Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat marge en btw makkelijk door elkaar lopen. Wie ze scheidt, factureert foutloos en weet altijd wat er echt verdiend is. Let op: dit is algemene uitleg, geen belastingadvies. Twijfel je over jouw situatie, overleg dan met je boekhouder.

Marge en btw zijn twee verschillende dingen

Je opslag is jouw verdienste op het materiaal. De btw is een bedrag dat je namens de Belastingdienst int en weer afdraagt. De volgorde is simpel: eerst tel je je inkoop en je opslag bij elkaar op tot je verkoopprijs, en daarover reken je de btw. De btw hoort dus bovenop je marge, niet erin.

Ex btw of incl btw

Bij zakelijke klanten communiceer je meestal in bedragen exclusief btw, omdat zij de btw toch terugvorderen. Bij particulieren noem je vaak het bedrag inclusief btw, omdat dat is wat zij echt betalen. Belangrijk is dat je op de factuur altijd het netto bedrag, de btw en het totaal apart laat zien. Zo is de factuur controleerbaar en kan je klant de btw netjes verwerken.

De inkoop-btw die je terugkrijgt

• ·Over je eigen inkoop betaal je btw aan de groothandel.
• ·Die inkoop-btw krijg je terug via je aangifte, mits je de bon goed bewaart.
• ·Daarom is een complete bonnenadministratie niet alleen netjes, maar ook geld waard.

Een verdwenen bon is dus letterlijk btw die je niet terugkrijgt. Nog een reden om elke bon meteen te scannen en te koppelen.

Laat de software het rekenwerk doen

Veelgemaakte btw-fouten

• ·Btw vergeten door te rekenen bij een particuliere klant, waardoor je hem uit eigen zak betaalt.
• ·Een bon kwijtraken en zo de inkoop-btw niet kunnen terugvragen.
• ·Netto en bruto door elkaar halen op de factuur, waardoor de klant in verwarring raakt.

Stuk voor stuk kleine fouten, maar ze kosten geld of tijd. Door het btw-tarief een keer goed in te stellen en de software het rekenwerk te laten doen, sluit je ze eenvoudig uit. Twijfel je over een specifiek geval, leg het dan even voor aan je boekhouder; een vraag vooraf is goedkoper dan een correctie achteraf.

Let ten slotte op bijzondere situaties zoals de verleggingsregeling, waarbij de btw naar de opdrachtgever wordt verlegd in plaats van door jou berekend. Dat komt in de bouw regelmatig voor bij werk voor andere ondernemers. Of het op jouw factuur van toepassing is, hangt af van de opdracht; je boekhouder weet dat voor jouw situatie het snelst.

Handmatig btw uitrekenen is foutgevoelig, zeker als je uren en materiaal combineert. In Vakgrip stel je het btw-tarief in en rekent de app netto, btw en totaal automatisch uit op je factuur. Je stuurt hem met een betaallink, wat je cashflow ten goede komt. Voor een loodgieter die snel wil factureren na een spoedklus, scheelt dat foutjes en tijd. Bekijk de demo of begin gratis.